Büroservice Monika Sibitzki
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Alles in Ordnung? Auch mit Ihrem Arbeitsgeräten im Büro?
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Viele „halb defekte“ Arbeitsmittel werden einfach nur deshalb benutzt, weil sie nun mal da sind.

Kennen Sie auch diese Ordner mit der defekten Mechanik? Man muss die Bügel immer noch gerade richten, bevor sie richtig schließen. Haben Sie vielleicht einen Locher, der nach dem Lochen einrastet oder einen Hefter, der nur jedes zweite Mal richtig funktioniert? Wie sieht es mit nicht oder schlecht schreibenden Kulis oder Textmarkern aus?

An vieles haben Sie sich vielleicht gewöhnt (die Bügel beim Ordner richten z.B.), aber es stört doch jedes Mal. Sie arbeiten effizienter und besser mit funktionierenden Arbeitsmitteln. Nehmen Sie sich die Zeit und seien Sie es sich Wert, diese Dinge auszutauschen. Ab bitte, werfen Sie die alten dann auch wirklich weg.

Verlosung von Aufgaben!
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Wenn einmal wieder ganz viele Aufgaben auf dem Zettel stehen oder in Ihrem Kopf schwirren,  überlisten Sie sich doch einfach mit einem Trick.

Schreiben Sie jede Aufgabe einzeln auf einen Zettel und werfen diese in eine „Lostrommel“ (das kann auch eine Vase sein). Versuchen Sie große Aufgaben zu portionieren, d.h.:

FALSCH:         Ein Zettel: Küche putzen

RICHTIG:      Viele Zettel: z.B. Kühlschrank sauber machen – z.B. Kaffeemaschine entkalken usw.

Ziehen Sie jetzt einen Zettel und erledigen Sie diese Sache sofort. Das vermindert zwar nicht Ihren Arbeitsaufwand, aber es bringt mehr Spaß. Vielleicht werfen Sie auch noch ein paar Bonuszettel (z.B. Kaffeepause, zehn Minuten am Computer spielen) mit hinein.

Probieren Sie es aus und schreiben mir, wenn Sie mögen, ob und wie es geklappt hat.

 

 

Ablage – leider notwendig
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Was lege ich wo ab?

Hängeregister oder Ordner?

Nach meinen Erfahrungen gibt es da keine eindeutige Antwort. Es gibt Menschen, die Ordner bevorzugen, andere schwören auf die hängende Ablage. Für beides gilt allerdings:

  • eindeutige und klare Beschriftung (kein „Diverses“ oder „Sonstiges“)
  • legen Sie nur ab, was Sie ablegen müssen (Aufbewahrungspflichten)
  •  finden Sie firmenintern einheitliche Lösungen für die alphabetische Sortierung, z.B. Deutsche Post unter „D“ oder unter „P“ – beides ist richtig, muss nur durchgehend angewendet werden
  •  defekte Ordner oder Hängeregister sofort ersetzen
  • Füllen Sie Ablagebehälter – z. B. Ordner – maximal bis ca. 80 %. Dann kommt ein neuer Ordner dran. In einem überquellenden Ablagebehälter ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

 

 

Keine Chance der Zettelwirtschaft!
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Haftnotizen können wirklich praktisch sein. Sie können damit einen Artikel in einer Zeitschrift markieren oder auch mal einen Beleg im Ordner für Ihren Steuerberater. Das gleiche gilt für Zettel aus der Zettelbox, die fast auf jedem Schreibtisch zu finden ist.

Als Organisationsmittel und Telefonnotizblatt sind beide allerdings nicht geeignet. Sie werden schnell merken oder schon bemerkt haben, wie man sich im wahrsten Sinne des Wortes verzetteln kann. Diese Zettel sind unübersichtlich und gehen schnell verloren – und mit ihnen oft wichtige Informationen.

Ich empfehle Ihnen eine Kladde oder ein einfaches Schulheft (A4 oder A5 je nach Geschmack) auf dem Schreibtisch, in dem sie alles notieren von der Gesprächsnotiz über anstehende Aufgaben bis hin zu Ideen. Streichen Sie konsequent, was erledigt ist (Das tut gut!).

–       Telefonnotizen sind auch nach Tagen noch da!

–       Sie haben reichlich Platz für kreative Malereien beim Telefonieren!

–       Sie wissen IMMER wo sie Ihre Notizen finden!

–       Das Heft ist zum Feierabend schnell weggeräumt!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

 

 

Stapel verhindern mit der 3-Minuten-Regel
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Erledigen Sie jede Tätigkeit sofort, die weniger als 3 Minuten beansprucht – und das unabhängig davon, ob sie dringend ist oder nicht, ob sie angenehm ist oder lästig. Zugleich verhindern Sie damit das Anhäufen von Unerledigtem auf Ihrem Schreibtisch.  

In meinen Seminaren ist diese Regel oft die erste, die von den Teilnehmern genannt wird. Also, es wissen viele, aber wer setzt es um?

 

 

Kugelschreiber recyceln
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Mal ganz ehrlich – wieviele Kugelschreiber befinden sich auf oder in Ihrem Schreibtisch? Wieviele davon funktionieren noch?

Unter www.terracycle.de finden Sie Informationen, wie Sie Kulis ökologisch nachhaltig recyceln lassen können.

Machen Sie mit – Ihrer Schreibtischordnung und der Umwelt zu Liebe!

 

Meetings effizient gestalten
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Haben Sie manchmal das Gefühl, mehr Zeit in Meetings zu verbringen als mit Ihrer eigentlichen Aufgabe?  

Keine Frage: Besprechungen sind wichtig. Die interne Kommunikation kommt innerhalb eines Teams und teamübergreifend sonst oft zu kurz.

Damit jedes Meeting effizient ist, empfehle ich Ihnen: 

  1. Zeitliche Begrenzung ( z.B. eine Stunde) und diese unbedingt einhalten
  2. Gute Vorbereitung –  Jede Minute, die Sie in die Vorbereitung investieren, sparen Sie und Ihre Kollegen bei der Besprechung.
  3. Tagesordnungspunkte entwickeln und schriftlich an die Teilnehmer weitergeben
  4. Protokoll führen – am besten gleich elektronisch erfassen (im besten Fall über Beamer für alle sichtbar)
  5. Unbedingt eintragen WAS vom WEM bis WANN erledigt wird
  6. Direkt nach dem Meeting das Protokoll per Mail versenden. So sind alle immer auf dem gleichen Informationsstand und Missverständnisse werden vermieden.   

Gerne biete ich Ihnen eine Vorlage für Besprechungsprotokolle an – senden Sie mir einfach eine Mail.

Kennen Sie WAWA?
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Das ist meine Aufräummethode für Schreibtische:

W         =          Wegwerfen

A          =          Ablage

W         =          Weiterleiten

A          =          Auf Termin

Bilden Sie den allerletzten Stapel auf Ihrem Schreibtisch und ordnen Sie die Dokumente/Vorgänge nach WAWA auf vier Stapel. Arbeiten Sie dann wiederum diese Stapel ab und denken Sie immer daran:

Die Basis einer gesunden Ordnung ist ein großer Papierkorb. (Kurt Tucholsky)

Eine „Wegwerffrage“ könnte z.B. lauten: „Kann ich diese Information noch irgendwo anders bekommen, wenn ich sie benötige?“

 

Loslassen ist schwer, aber nicht unmöglich
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Sicherlich haben Sie die folgenden Ratschläge dazu auch schon gehört: „Du musst loslassen“ oder „Lass es einfach los“. Das ist ja grundsätzlich richtig, aber nicht so einfach.

Das gilt für Menschen, Gedanken und Dinge gleichermaßen.

–        Warum soll ich mich von etwas trennen, das mir lieb und teuer ist oder war?

–        Ich muss immer an ihn/sie denken.

–        Diese Kränkung kann ich einfach nicht vergessen.

Für das Loslassen von Dingen reicht häufig diese Frage:

Was ist das allerschlimmste, was passieren kann, wenn ich es jetzt wegwerfe?“

Sie werden sehen, dass Sie bei der Antwort manchmal schmunzeln werden, denn in den meisten Fällen passiert gar nichts Schlimmes. Langfristig gewinnen Sie durch loslassen und entrümpeln Freiheit, Erleichterung, Energie und Lebensfreude.

Das Loslassen von Menschen liegt oft nicht in unserer Hand. Die Menschen verlassen uns.  Das heißt nicht, dass wir liebe Menschen vergessen sollen. Richten Sie ihnen vielleicht einen festen Platz „in Ihrem Herzen“ ein. Dort dürfen sie sein und dann hervorkommen, wenn Sie es bewusst zulassen.

Zum Loslassen von Gedanken stelle ich Ihnen mal eine Frage:

Wer trägt beim „Nachtragen“ eigentlich? Sie!

Also können auch Sie entscheiden, nicht mehr zu tragen.

Vielleicht kommen Sie nach dem Loslassen auch zu dem Ergebnis, das ich bei vielen meiner Kunden erlebt habe: „Das hätte ich schon viel früher machen sollen!“

Noch mehr zu diesem Thema gibt es bei dem Impulsabend „Weg damit! – Warum Entrümpeln so wichtig ist.“ Aller näheren Informationen dazu finden Sie hier auf der Seite unter dem Punkt „Impulsabende.

Der Trend von heute ist das Gerümpel von morgen!
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Vielleicht eine etwas provokative Aussage, aber ich habe bei meiner Arbeit festgestellt, dass es oft so ist. 

Zur Bestätigung dieser Aussage reicht vielleicht ein Blick auf Ihre Anschaffungen der letzten zwei drei Jahre: Wie oft benutzen Sie zum Beispiel

  • Ihren Wok?
  • den Fonduetopf?
  • die Brotbackmaschine? 

Der neue Sandwich-Toaster steht vielleicht auch noch in Ihrer Küche. Er wird dann zu den anderen nicht genutzten Maschinen in den Keller wandern, wenn der nächste Trend durchs Land rollt.

Ersetzen Sie jetzt mal das Wort „Trend“ durch „Mode“. Und Sie werden erkennen, warum Ihr Kleiderschrank evtl. so aussieht wie er aussieht.






Monika Sibitzki