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Aufräumen im neuen Jahr! – Aufbewahrungspflichten
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Welche Unterlagen dürfen Sie am Ende des Jahres, entsorgen?

Zum Jahresanfang werden Ordner neu angelegt. Dafür wird Platz benötigt, also kommen die Ordner des vergangenen Jahres ins Archiv. Wenn es da auch schon eng wird, stellt sich spätestens dann für die meisten die Frage: Was muss ich wie lange aufbewahren? Denn als Freiberufler oder Unternehmen unterliegen Ihre Geschäftsunterlagen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Und gerade bei Solounternehmen und kleinen Betrieben gibt es immer wieder Unsicherheiten.

Hier erhalten Sie zu den Aufbewahrungsfristen erste Hinweise und Erläuterungen. Zur schnellen Übersicht finden Sie eine Stichwortliste Aufbewahrungspflichten für die wichtigsten Punkte der zehn- und sechsjährigen Fristen.

Beachten Sie aber bitte, dass es neben dem Handelsgesetz und der Abgabenordnung eine Reihe von unterschiedlichen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen gibt. Prüfen Sie daher im Einzelfall, welche Richtlinien Ihr Unternehmen wie zu beachten hat. Im Zweifelsfall gilt: Lassen Sie es durch Fachleute prüfen.

Ein Tipp für die Praxis, der hier gegeben wird: Verlängern Sie „intern“ die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr, dann wird nichts zu früh vernichtet.

 

Ablage – leider notwendig
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Was lege ich wo ab?

Hängeregister oder Ordner?

Nach meinen Erfahrungen gibt es da keine eindeutige Antwort. Es gibt Menschen, die Ordner bevorzugen, andere schwören auf die hängende Ablage. Für beides gilt allerdings:

  • eindeutige und klare Beschriftung (kein „Diverses“ oder „Sonstiges“)
  • legen Sie nur ab, was Sie ablegen müssen (Aufbewahrungspflichten)
  •  finden Sie firmenintern einheitliche Lösungen für die alphabetische Sortierung, z.B. Deutsche Post unter „D“ oder unter „P“ – beides ist richtig, muss nur durchgehend angewendet werden
  •  defekte Ordner oder Hängeregister sofort ersetzen
  • Füllen Sie Ablagebehälter – z. B. Ordner – maximal bis ca. 80 %. Dann kommt ein neuer Ordner dran. In einem überquellenden Ablagebehälter ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

 

 

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Monika Sibitzki