Büroservice Monika Sibitzki
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Alles in Ordnung? Auch mit Ihrem Arbeitsgeräten im Büro?
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Viele „halb defekte“ Arbeitsmittel werden einfach nur deshalb benutzt, weil sie nun mal da sind.

Kennen Sie auch diese Ordner mit der defekten Mechanik? Man muss die Bügel immer noch gerade richten, bevor sie richtig schließen. Haben Sie vielleicht einen Locher, der nach dem Lochen einrastet oder einen Hefter, der nur jedes zweite Mal richtig funktioniert? Wie sieht es mit nicht oder schlecht schreibenden Kulis oder Textmarkern aus?

An vieles haben Sie sich vielleicht gewöhnt (die Bügel beim Ordner richten z.B.), aber es stört doch jedes Mal. Sie arbeiten effizienter und besser mit funktionierenden Arbeitsmitteln. Nehmen Sie sich die Zeit und seien Sie es sich Wert, diese Dinge auszutauschen. Ab bitte, werfen Sie die alten dann auch wirklich weg.

Aufräumen im neuen Jahr! – Aufbewahrungspflichten
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Welche Unterlagen dürfen Sie am Ende des Jahres, entsorgen?

Zum Jahresanfang werden Ordner neu angelegt. Dafür wird Platz benötigt, also kommen die Ordner des vergangenen Jahres ins Archiv. Wenn es da auch schon eng wird, stellt sich spätestens dann für die meisten die Frage: Was muss ich wie lange aufbewahren? Denn als Freiberufler oder Unternehmen unterliegen Ihre Geschäftsunterlagen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Und gerade bei Solounternehmen und kleinen Betrieben gibt es immer wieder Unsicherheiten.

Hier erhalten Sie zu den Aufbewahrungsfristen erste Hinweise und Erläuterungen. Zur schnellen Übersicht finden Sie eine Stichwortliste Aufbewahrungspflichten für die wichtigsten Punkte der zehn- und sechsjährigen Fristen.

Beachten Sie aber bitte, dass es neben dem Handelsgesetz und der Abgabenordnung eine Reihe von unterschiedlichen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen gibt. Prüfen Sie daher im Einzelfall, welche Richtlinien Ihr Unternehmen wie zu beachten hat. Im Zweifelsfall gilt: Lassen Sie es durch Fachleute prüfen.

Ein Tipp für die Praxis, der hier gegeben wird: Verlängern Sie „intern“ die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr, dann wird nichts zu früh vernichtet.

 

Ablage – leider notwendig
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Was lege ich wo ab?

Hängeregister oder Ordner?

Nach meinen Erfahrungen gibt es da keine eindeutige Antwort. Es gibt Menschen, die Ordner bevorzugen, andere schwören auf die hängende Ablage. Für beides gilt allerdings:

  • eindeutige und klare Beschriftung (kein „Diverses“ oder „Sonstiges“)
  • legen Sie nur ab, was Sie ablegen müssen (Aufbewahrungspflichten)
  •  finden Sie firmenintern einheitliche Lösungen für die alphabetische Sortierung, z.B. Deutsche Post unter „D“ oder unter „P“ – beides ist richtig, muss nur durchgehend angewendet werden
  •  defekte Ordner oder Hängeregister sofort ersetzen
  • Füllen Sie Ablagebehälter – z. B. Ordner – maximal bis ca. 80 %. Dann kommt ein neuer Ordner dran. In einem überquellenden Ablagebehälter ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

 

 

Keine Chance der Zettelwirtschaft!
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Haftnotizen können wirklich praktisch sein. Sie können damit einen Artikel in einer Zeitschrift markieren oder auch mal einen Beleg im Ordner für Ihren Steuerberater. Das gleiche gilt für Zettel aus der Zettelbox, die fast auf jedem Schreibtisch zu finden ist.

Als Organisationsmittel und Telefonnotizblatt sind beide allerdings nicht geeignet. Sie werden schnell merken oder schon bemerkt haben, wie man sich im wahrsten Sinne des Wortes verzetteln kann. Diese Zettel sind unübersichtlich und gehen schnell verloren – und mit ihnen oft wichtige Informationen.

Ich empfehle Ihnen eine Kladde oder ein einfaches Schulheft (A4 oder A5 je nach Geschmack) auf dem Schreibtisch, in dem sie alles notieren von der Gesprächsnotiz über anstehende Aufgaben bis hin zu Ideen. Streichen Sie konsequent, was erledigt ist (Das tut gut!).

–       Telefonnotizen sind auch nach Tagen noch da!

–       Sie haben reichlich Platz für kreative Malereien beim Telefonieren!

–       Sie wissen IMMER wo sie Ihre Notizen finden!

–       Das Heft ist zum Feierabend schnell weggeräumt!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

 

 

Ablage im PC – strukturiert oder virtuelles Chaos?
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Strukturieren Sie Ihre virtuelle Ablage nach Möglichkeit genauso wie die Papierablage. Verwenden Sie die gleichen Bezeichnungen für Ordner.

Nehmen Sie sich doch einmal Zeit für die Ordnung in Ihrem PC!

So mache ich es:

  1. Dokumente
    1. Vorlagen (z.B. Brief, Fax, Ordnerbeschriftung)
    2. Dokumente Scan (z.B. KFZ-Brief vom Firmenfahrzeug)
    3. Marketing (z.B. Presse, Flyer, Mailing)
  2. Projekte
    1. Name des Kunden/Projekts
  3. Verwaltung
    1. Unterlagen für die Buchhaltung (z.B. digitale Rechnungen )
    2. Verträge (z.B. Vertrag mit Telefonanbieter)
    3. Sicherungsdateien vom z.B. Buchhaltungsprogramm

In diesen drei Hauptordnern finde ich alle Unterlagen, die ich für meine Arbeit benötige.

 

 

 

Stapel verhindern mit der 3-Minuten-Regel
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Erledigen Sie jede Tätigkeit sofort, die weniger als 3 Minuten beansprucht – und das unabhängig davon, ob sie dringend ist oder nicht, ob sie angenehm ist oder lästig. Zugleich verhindern Sie damit das Anhäufen von Unerledigtem auf Ihrem Schreibtisch.  

In meinen Seminaren ist diese Regel oft die erste, die von den Teilnehmern genannt wird. Also, es wissen viele, aber wer setzt es um?

 

 

Noch 184 Tage – SEPA kommt für ALLE
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Haben Sie schon Ihre Gläubiger-ID beantragt? Das ist der erste Schritt und geht ganz einfach. Auf der Seite www.glaeubiger-id.bundesbank.de und nur da können Sie Ihre Identifikationsnummer beantragen.  

Ihre Bank oder Sparkasse informiert Sie kompetent über alle Schritte, die bis zum 01.02.2014 erledigt sein müssen. Benötigen Sie Unterstützung bei der Umsetzung, zum Beispiel Einrichtung von Mandatsreferenznummern? Rufen Sie mich einfach an!

 

Kugelschreiber recyceln
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Mal ganz ehrlich – wieviele Kugelschreiber befinden sich auf oder in Ihrem Schreibtisch? Wieviele davon funktionieren noch?

Unter www.terracycle.de finden Sie Informationen, wie Sie Kulis ökologisch nachhaltig recyceln lassen können.

Machen Sie mit – Ihrer Schreibtischordnung und der Umwelt zu Liebe!

 

Meetings effizient gestalten
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Haben Sie manchmal das Gefühl, mehr Zeit in Meetings zu verbringen als mit Ihrer eigentlichen Aufgabe?  

Keine Frage: Besprechungen sind wichtig. Die interne Kommunikation kommt innerhalb eines Teams und teamübergreifend sonst oft zu kurz.

Damit jedes Meeting effizient ist, empfehle ich Ihnen: 

  1. Zeitliche Begrenzung ( z.B. eine Stunde) und diese unbedingt einhalten
  2. Gute Vorbereitung –  Jede Minute, die Sie in die Vorbereitung investieren, sparen Sie und Ihre Kollegen bei der Besprechung.
  3. Tagesordnungspunkte entwickeln und schriftlich an die Teilnehmer weitergeben
  4. Protokoll führen – am besten gleich elektronisch erfassen (im besten Fall über Beamer für alle sichtbar)
  5. Unbedingt eintragen WAS vom WEM bis WANN erledigt wird
  6. Direkt nach dem Meeting das Protokoll per Mail versenden. So sind alle immer auf dem gleichen Informationsstand und Missverständnisse werden vermieden.   

Gerne biete ich Ihnen eine Vorlage für Besprechungsprotokolle an – senden Sie mir einfach eine Mail.

Weihnachtskarte oder gar Weihnachtsbrief? – Ist das überhaupt noch zeitgemäß?
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Wir finden: Ja! Gestern hatten wir einen wunderbaren, weihnachtlichen Impulsabend mit Birgit Fabich zu diesem Thema. Bei Tee, Kerzenschein und Weihnachtskeksen haben wir Weihnachtsbriefe gestaltet und geschrieben.

  • Es wäre schön, wenn mit der Hand geschrieben würde, aber auch ein ausgedruckter, persönlicher Brief oder eine mit dem PC gestallte Karte bringt garantiert Freude, denn, Zitat Birgit Fabich: „Ein gedruckter Brief ist besser als gar kein Brief!“
  • Durch die von ihr vorgestellten Methoden ist jeder von uns mit einem Weihnachtsbrief nach Hause gegangen.
  • Danke Birgit!

Natürlich ist auch die E-Mail richtig, um Weihnachtsgrüße zu versenden. Überlegen Sie einfach, wie Sie persönlich den Unterschied zwischen Elektronik und Papier empfinden und entscheiden Sie dann.

Vielleicht nehmen Sie sich in diesem Advent einmal die Zeit, Ihre Weihnachtspost persönlich zu gestalten?






Monika Sibitzki