Büroservice Monika Sibitzki
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Alles in Ordnung? Auch mit Ihrem Arbeitsgeräten im Büro?
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Viele „halb defekte“ Arbeitsmittel werden einfach nur deshalb benutzt, weil sie nun mal da sind.

Kennen Sie auch diese Ordner mit der defekten Mechanik? Man muss die Bügel immer noch gerade richten, bevor sie richtig schließen. Haben Sie vielleicht einen Locher, der nach dem Lochen einrastet oder einen Hefter, der nur jedes zweite Mal richtig funktioniert? Wie sieht es mit nicht oder schlecht schreibenden Kulis oder Textmarkern aus?

An vieles haben Sie sich vielleicht gewöhnt (die Bügel beim Ordner richten z.B.), aber es stört doch jedes Mal. Sie arbeiten effizienter und besser mit funktionierenden Arbeitsmitteln. Nehmen Sie sich die Zeit und seien Sie es sich Wert, diese Dinge auszutauschen. Ab bitte, werfen Sie die alten dann auch wirklich weg.

Aufräumen im neuen Jahr! – Aufbewahrungspflichten
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Welche Unterlagen dürfen Sie am Ende des Jahres, entsorgen?

Zum Jahresanfang werden Ordner neu angelegt. Dafür wird Platz benötigt, also kommen die Ordner des vergangenen Jahres ins Archiv. Wenn es da auch schon eng wird, stellt sich spätestens dann für die meisten die Frage: Was muss ich wie lange aufbewahren? Denn als Freiberufler oder Unternehmen unterliegen Ihre Geschäftsunterlagen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Und gerade bei Solounternehmen und kleinen Betrieben gibt es immer wieder Unsicherheiten.

Hier erhalten Sie zu den Aufbewahrungsfristen erste Hinweise und Erläuterungen. Zur schnellen Übersicht finden Sie eine Stichwortliste Aufbewahrungspflichten für die wichtigsten Punkte der zehn- und sechsjährigen Fristen.

Beachten Sie aber bitte, dass es neben dem Handelsgesetz und der Abgabenordnung eine Reihe von unterschiedlichen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen gibt. Prüfen Sie daher im Einzelfall, welche Richtlinien Ihr Unternehmen wie zu beachten hat. Im Zweifelsfall gilt: Lassen Sie es durch Fachleute prüfen.

Ein Tipp für die Praxis, der hier gegeben wird: Verlängern Sie „intern“ die Aufbewahrungsfrist um ein Jahr, dann wird nichts zu früh vernichtet.

 

Verlosung von Aufgaben!
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Wenn einmal wieder ganz viele Aufgaben auf dem Zettel stehen oder in Ihrem Kopf schwirren,  überlisten Sie sich doch einfach mit einem Trick.

Schreiben Sie jede Aufgabe einzeln auf einen Zettel und werfen diese in eine „Lostrommel“ (das kann auch eine Vase sein). Versuchen Sie große Aufgaben zu portionieren, d.h.:

FALSCH:         Ein Zettel: Küche putzen

RICHTIG:      Viele Zettel: z.B. Kühlschrank sauber machen – z.B. Kaffeemaschine entkalken usw.

Ziehen Sie jetzt einen Zettel und erledigen Sie diese Sache sofort. Das vermindert zwar nicht Ihren Arbeitsaufwand, aber es bringt mehr Spaß. Vielleicht werfen Sie auch noch ein paar Bonuszettel (z.B. Kaffeepause, zehn Minuten am Computer spielen) mit hinein.

Probieren Sie es aus und schreiben mir, wenn Sie mögen, ob und wie es geklappt hat.

 

 

Ablage – leider notwendig
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Was lege ich wo ab?

Hängeregister oder Ordner?

Nach meinen Erfahrungen gibt es da keine eindeutige Antwort. Es gibt Menschen, die Ordner bevorzugen, andere schwören auf die hängende Ablage. Für beides gilt allerdings:

  • eindeutige und klare Beschriftung (kein „Diverses“ oder „Sonstiges“)
  • legen Sie nur ab, was Sie ablegen müssen (Aufbewahrungspflichten)
  •  finden Sie firmenintern einheitliche Lösungen für die alphabetische Sortierung, z.B. Deutsche Post unter „D“ oder unter „P“ – beides ist richtig, muss nur durchgehend angewendet werden
  •  defekte Ordner oder Hängeregister sofort ersetzen
  • Füllen Sie Ablagebehälter – z. B. Ordner – maximal bis ca. 80 %. Dann kommt ein neuer Ordner dran. In einem überquellenden Ablagebehälter ist das Suchen nach Dokumenten mühevoll.

Eine effiziente Ablage ist das Herzstück der Büroorganisation!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

 

 

Keine Chance der Zettelwirtschaft!
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Haftnotizen können wirklich praktisch sein. Sie können damit einen Artikel in einer Zeitschrift markieren oder auch mal einen Beleg im Ordner für Ihren Steuerberater. Das gleiche gilt für Zettel aus der Zettelbox, die fast auf jedem Schreibtisch zu finden ist.

Als Organisationsmittel und Telefonnotizblatt sind beide allerdings nicht geeignet. Sie werden schnell merken oder schon bemerkt haben, wie man sich im wahrsten Sinne des Wortes verzetteln kann. Diese Zettel sind unübersichtlich und gehen schnell verloren – und mit ihnen oft wichtige Informationen.

Ich empfehle Ihnen eine Kladde oder ein einfaches Schulheft (A4 oder A5 je nach Geschmack) auf dem Schreibtisch, in dem sie alles notieren von der Gesprächsnotiz über anstehende Aufgaben bis hin zu Ideen. Streichen Sie konsequent, was erledigt ist (Das tut gut!).

–       Telefonnotizen sind auch nach Tagen noch da!

–       Sie haben reichlich Platz für kreative Malereien beim Telefonieren!

–       Sie wissen IMMER wo sie Ihre Notizen finden!

–       Das Heft ist zum Feierabend schnell weggeräumt!

Sie haben noch Fragen? Setzen Sie sich doch einfach mit mir in Verbindung!

 

 

Ablage im PC – strukturiert oder virtuelles Chaos?
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Strukturieren Sie Ihre virtuelle Ablage nach Möglichkeit genauso wie die Papierablage. Verwenden Sie die gleichen Bezeichnungen für Ordner.

Nehmen Sie sich doch einmal Zeit für die Ordnung in Ihrem PC!

So mache ich es:

  1. Dokumente
    1. Vorlagen (z.B. Brief, Fax, Ordnerbeschriftung)
    2. Dokumente Scan (z.B. KFZ-Brief vom Firmenfahrzeug)
    3. Marketing (z.B. Presse, Flyer, Mailing)
  2. Projekte
    1. Name des Kunden/Projekts
  3. Verwaltung
    1. Unterlagen für die Buchhaltung (z.B. digitale Rechnungen )
    2. Verträge (z.B. Vertrag mit Telefonanbieter)
    3. Sicherungsdateien vom z.B. Buchhaltungsprogramm

In diesen drei Hauptordnern finde ich alle Unterlagen, die ich für meine Arbeit benötige.

 

 

 

Stapel verhindern mit der 3-Minuten-Regel
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Erledigen Sie jede Tätigkeit sofort, die weniger als 3 Minuten beansprucht – und das unabhängig davon, ob sie dringend ist oder nicht, ob sie angenehm ist oder lästig. Zugleich verhindern Sie damit das Anhäufen von Unerledigtem auf Ihrem Schreibtisch.  

In meinen Seminaren ist diese Regel oft die erste, die von den Teilnehmern genannt wird. Also, es wissen viele, aber wer setzt es um?

 

 






Monika Sibitzki