Eine Anregung zur Ordnung auf dem Schreibtisch:

Nehmen Sie jedes Stück Papier nur einmal in die Hand und entscheiden dann , ob Sie

• es gleich bearbeiten
• auf Termin legen
• weiterleiten
• wegwerfen

Das kennen Sie sicher. Gerade, wenn Sie es eilig haben, ist der Kaffee alle und kein Papier mehr am Drucker. Wenn Sie sehen, dass etwas zur Neige geht – füllen Sie es nach. Das erspart Stress.

• Füllen Sie Kaffee nach, ehe der allerletzte Krümel einsam in der Dose ist.
• Holen Sie Papier zum Drucker, bevor der letzte Bogen aufgebaucht ist.

Hinterlassen Sie einfach alles so, wie Sie es gerne vorfinden würden. Ich habe festgestellt, dass so eine Haltung “ansteckend” sein kann und plötzlich hat schon jemand anders das neue Stück Seife geholt.

Sie wollen Ihr Bücherregal aufräumen? Toll!

Erst einmal alles raus aus dem Regal! Entscheiden Sie nun Buch für Buch, was Sie wirklich behalten wollen. Sicherlich sind einige Fachbücher veraltet oder Ihr Geschmack hat sich geändert. Stellen Sie nur wieder ins Regal, was Sie auch wirklich brauchen.

Füllen Sie die einzelnen Fächer nur zu 75 %, denn sonst sieht ein aufgeräumtes Regal schnell wieder aus wie vorher, weil kein Platz für Neuanschaffungen da ist.

Stellen Sie einen Kurzzeitwecker auf 12 Minuten und räumen Sie konsequent auf. Sie werden staunen, was Sie in dieser Zeit alles schaffen.

Fällt es Ihnen genauso schwer wie mir, Bücher in den Müll zu werfen?

• Dann verschenken Sie sie einfach. Vielleicht fallen Ihnen Menschen ein, denen Sie damit eine Freude machen können.
• Wenn Sie in einem Mehrfamilienhaus wohnen, stellen Sie einen Wäschekorb mit dem Hinweis “Bitte bedienen Sie sich kostenlos” auf.
• Ihre örtliche Bücherei könnte Verwendung für Ihre Bücher haben.
• … auf die Lösung Flohmarkt oder ebay sind Sie sicherlich schon gekommen

Was erwarten Sie bei diesem Tipp?

Alles und nichts wahrscheinlich.

Vermeiden Sie also diese beiden Überschriften in Ihrer Ablage und auch bei Ihren Ablagefächern. Sicher werden Sie immer wieder Briefe oder Informationen in die Hand bekommen, die Sie ganz schnell dort hinein legen könnten, denn alles ist ja irgendwie “Diverses” oder “Sonstiges”. Leider werden Sie die so abgelegten Dokumente nur schwer wieder finden.

Geben Sie Ihrer Ablage sinnvolle, logische Namen und überlegen Sie bei jedem Blatt Papier, das Sie in die Hand bekommen, ob Sie es wirklich behalten, also ablegen müssen. Informationen können zum Beispiel tagesfrisch immer wieder aus dem Internet herunterladen werden.

Der Papierkorb ist so endgültig, nicht wahr?

Richten Sie sich einfach eine “Zwischenablage” ein. Geben Sie dieser Ablage zum Beispiel den Namen “noch nicht ganz weg” Dort sammeln Sie alle Briefe oder Informationen, von denen Sie glauben, Sie könnten sie noch einmal verwenden. Das Fach sollte aber nicht höher sein als 5 cm (Höhe eines Ablagefaches). Wenn es voll ist, nehmen Sie die Hälfte von unten heraus und werfen sie alles¬†konsequent, ohne noch einmal zu lesen, in den Papierkorb. Denn alles, was Sie bis dahin nicht gebraucht haben, wird auch in Zukunft unwichtig für Sie sein.

Legen Sie ein “Posteingangsfach” an, dass Sie regelmäßig leeren. Wenn Sie Feierabend machen, sollte das Fach auf jeden Fall leer sein. Sicherlich haben Sie auch Kollegen, die meinen, gerade ihre Informationen, Anweisungen oder Bitten sind die wichtigsten. “Erziehen” Sie diese Kollegen dazu, Ihr Posteingangsfach zu verwenden.

Räumen Sie Ihren Schreibtisch täglich auf, so dass Sie am nächsten Tag nicht als Erstes von den Problemen von gestern begrüßt werden. Sie sollen sie natürlich nicht vergessen, aber auch erst dann daran erinnert werden, wenn Sie eingeplant haben, Sie zu bearbeiten.

…das gilt natürlich für Rechtshänder, Linkshänder machen es einfach anders herum!

Werfen Sie doch mal einen kritischen Blick auf Ihren Schreibtisch. Brauchen Sie wirklich alles, was da steht täglich? Wenn nicht, organisieren Sie neu!

Überlegen Sie dabei, wie oft Sie Sie welche Dinge in die Hand nehmen und mit welcher Hand Sie zugreifen.

Der Gesetzgeber schreibt für Unternhmen und Privatpersonen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen vor.

In Unternehmen müssen z.B. alle Bankbelege und Buchungsunterlagen zehn Jahre archiviert werden, Angebote, Handelsbriefe und Auftragsbestätigungen dagegen nur sechs Jahre. Gerne sende ich Ihnen auf Anfrage eine entsprechende Liste mit Aufbewahrungsfristen zu. Kontrollieren Sie Ihr Archiv regelmäßig, denn Sie verschenken vielleicht Platz.

Privatpersonen müssen z.B. Handwerkerrechnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren und sie ggf. dem Finanzamt zusammen mit dem Überweisungsbeleg auf das Konto des Handwerkers vorlegen. Die Gewährleistungspflicht der Handwerker endet allerdings erst nach fünf Jahren, also ist es empfehlenswert, die Belege auch so lange zu behalten.